E-mails ao cliente: personalize o texto e envie também o orçamento e a nota fiscal

E se o e-mail que o seu cliente recebe tivesse o seu texto, o seu logo e os dados da sua oficina?

Agora tem. Em Configurações → E-mails você monta o e-mail que sai para o cliente quando a OS é finalizada. E passa a enviar por e-mail também o orçamento e a nota fiscal.

Três e-mails, cada um com o seu modelo

• OS finalizada: sai sozinho quando a OS muda para Finalizado, com o botão "Ver Ordem de Serviço". Quem já usava o envio automático continua com ele ligado, e a opção agora fica em Configurações → E-mails.

• Orçamento: ao criar o orçamento, marque "Enviar por e-mail ao cliente". O cliente recebe o botão "Ver Orçamento" e aprova pela mesma página de sempre. Se preferir, essa opção já vem marcada em todo orçamento novo.

• Nota fiscal: quando a NF-e ou a NFS-e é autorizada, o cliente recebe o e-mail com o PDF e o XML anexados. Com essa opção ligada, o provedor fiscal deixa de mandar o e-mail dele, e o cliente não recebe a nota duas vezes.

Monte o texto do seu jeito

• Assunto e texto com formatação: negrito, itálico, títulos, listas, alinhamento e links.

• Variáveis que o AutoERP preenche: nome do cliente, veículo e placa, número e valor da OS, validade do orçamento, número da nota e outras. Clique em "+ Variável" e escolha na lista.

• Cabeçalho da empresa com logo, CNPJ, e-mail, telefone e endereço, e o botão que leva o cliente direto ao documento.

• Pré-visualização na hora, no formato de computador e de celular. Antes de salvar, use "Enviar teste para meu e-mail" e veja como fica na sua caixa de entrada.

• Quer voltar ao início? "Restaurar padrão" traz de volta o modelo do AutoERP.

O cliente responde para você

O e-mail sai com o nome da sua oficina. Quando o cliente clica em Responder, a mensagem vai para o e-mail cadastrado em Configurações → Dados da Empresa. Confira se ele está preenchido.

Você acompanha cada envio

No botão de e-mail da OS, do orçamento e da nota fiscal, o histórico mostra o que foi enviado, o que está na fila e o que não saiu, com o motivo. Por exemplo: "não enviado: cliente sem e-mail". Se o serviço de e-mail ficar instável, o AutoERP tenta de novo sozinho.

Como começar

1. Pelo navegador, entre com o usuário dono da oficina e abra Configurações → E-mails.

2. Ligue os e-mails que você quer enviar.

3. Clique em Editar modelo, ajuste o texto, use "+ Variável" e envie um teste para você.

4. Clique em Salvar. Os próximos e-mails já saem com o seu modelo.

Dica: o e-mail só chega para quem tem e-mail no cadastro. Aproveite e complete o e-mail dos seus clientes.